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Checklist transport: quels documents un inspecteur social peut-il vous demander

(aussi bien lors d’un controle en entreprise que lors d’un contrôle routier)

SECTEUR DU TRANSPORT: CHECKLIST (version 5/9/16)

La présente checklist est établie en exécution du point 1 du Plan pour une concurrence loyale dans le secteur du transport qui garantit plus de clarté aux employeurs. Cela permettra également à ceux-ci de pratiquer une forme d’autocontrôle.

Cette checklist ne signifie pas pour autant que l’inspecteur social n’a pas le droit de se faire produire tous les documents qu’il estime nécessaires à son enquête, comme cela est prévu dans le Code pénal social.

Quels documents un inspecteur social peut-il vous demander :

  • en tant qu’employeur ou préposé lors d’un contrôle en entreprise annoncé (ou non) ?
  • en tant que travailleur lors d’un contrôle routier?

Important :

  1. L’inspecteur social peut pénétrer librement, à toute heure du jour et de la nuit, sans avertissement préalable, dans tous les lieux de travail dans lesquels il peut avoir un motif raisonnable de supposer que travaillent des personnes. (article 23 du Code pénal social du 2 juin 2010). Il a aussi libre accès à la cabine du camion et il peut y faire une recherche et télécharger les données du tachygraphe ou saisir des documents.
  2. L’inspecteur social peut vérifier l’identité (avec le numéro de registre national) de toute personne se trouvant sur le lieu de travail : tous les travailleurs salariés et indépendants, les employeurs et les préposés ou mandataires éventuels de l’employeur. Il peut demander une pièce d’identité ou un document de séjour. Il peut demander la fonction et la rémunération des travailleurs salariés.
  3. L’inspecteur social peut interroger toute personne, dont il estime l’audition nécessaire en respectant les droits de la personne auditionnée.

Contrôle en entreprise: quels documents un inspecteur social peut-il vous réclamer en tant qu’employeur ou préposé ou mandataire?

Exemples :

  1. Preuve d’inscription à la BCE
  2. Preuve d’inscription à l’ONSS (numéro de l’employeur)
  3. Preuve de l’affiliation à une caisse d’assurance sociale pour travailleurs indépendants
  4. Dimona (Déclaration immédiate de l’emploi)
  5. Règlement de travail avec tous les horaires de travail ainsi que la preuve de l’enregistrement
  6. Données sur les prestations et les rémunérations des travailleurs
    • Compte individuel, fiches salariales, listes de prestations, preuves de paiement, …
      L’inspecteur social peut demander l’impression papier des prestations enregistrées électroniquement.
     
  7. Contrats de travail avec addendas éventuels (avenants) :
    • Pour les temps plein si ce contrat est rédigé par écrit
    • Contrats de travail à temps partiel écrits avec horaire de travail
    • Contrats d’intérim
    • Contrats d’étudiant
     
  8. Document de dérogation ou système d’enregistrement pour les travailleurs à temps partiel (si plus d’heures, moins d’heures ou changement d’horaire par rapport à l’horaire fixe ou variable prévu).
  9. Contrat de travail intérimaire entre l’utilisateur et l’agence d’intérim (si on utilise des travailleurs intérimaires). Le contrat de travail intérimaire entre l’agence d’intérim et le travailleur intérimaire. Ce dernier contrat peut se trouver électroniquement sur le portable ou le smartphone du travailleur avec mention de son horaire de travail. Sinon, la publication des horaires est une responsabilité qui incombe à l’utilisateur.
  10. Données du tachygraphe numérique (cartes de conducteur et unités embarquées) sur clé ou cd et éventuellement disques analogiques
  11. Feuilles de prestations quotidiennes
  12. Liste des véhicules autorisés/numéros de plaque
  13. Feuilles de route (si disponibles)
  14. Lettres de voiture, factures, autorisations et contrats de sous-traitance
  15. En cas d’occupation de travailleurs salariés ou indépendants non Belges, les documents suivants peuvent être réclamés :
    • les permis de travail et/ou autorisations d’occupation et les permis de séjour pour les ressortissants hors UE.
    • les cartes professionnelles pour les travailleurs indépendants étrangers qui ne sont pas dispensés (ressortissants hors UE)
    • les déclarations Limosa
    • les formulaires A1
     

Contrôles routiers: quels documents un inspecteur social peut-il réclamer au chauffeur d’un véhicule ?

Quels documents et quelles informations peut-on demander ? Sur quoi peuvent porter les questions posées ?

Questions


08/07/20161/ Qui est son employeur/donneur d’ordre ?

  • données d’identification de l’employeur et/ou donneur d’ordre
  • de qui reçoit-il ses missions? Où cette personne est-elle localisée? Où faut-il généralement charger et décharger?

Sur son statut (travailleur salarié, travailleur indépendant, étudiant, travailleur intérimaire…)

  • données d’identification du chauffeur
  • statut du chauffeur
  • lieu de séjour habituel du chauffeur
  • le chauffeur effectue-t-il du transport national/international ? (dans quels pays, quels trajets, quels clients)
  • s’il s’agit d’un travailleur salarié, quelle est la date de début de l’occupation (contrat?)
  • s’il s’agit d’un travailleur indépendant, depuis quand est-il affilié à une caisse pour indépendants ?

Sur son statut en tant qu’assuré social (chômeur, en incapacité de travail, bénéficiaire d’un revenu d’intégration, pensionné …) 

  • le chauffeur bénéficie-t-il d’allocations? De quelle instance? Peut-il produire les documents nécessaires à ce sujet ? (par exemple, documents de chômage)

Sur les données relatives à son salaire et à sa durée du travail

  • qui paie le salaire?
  • comment le salaire est-il payé?
  • où sont payés les charges sociales et les impôts?

Documents (à produire directement)

  1. Documents d’identité
  2. Permis de travail et autorisations d’occupation (pour les ressortissants hors UE)
  3. Feuilles de route
  4. Documents de bord /autorisations/ lettres de voiture/contrat de location
  5. Travailleurs à temps partiel: contrats de travail avec les horaires et les documents de dérogation
  6. Travailleurs chômeurs: cartes de contrôle qui peuvent être demandées:
    • C3A (carte bleue): chômeur complet
    •  C3.2A (feuille blanche): chômeur temporaire
    • C3D (feuille blanche): travailleur à temps partiel avec allocations de chômage complémentaires.
    • C3C (carte jaune): chômeur dispensé
      !! Important: les prestations doivent être préalablement indiquées sur la carte de contrôle !!
     
  7. Travailleurs en incapacité de travail – Office national d’assurance maladie et invalidité (INAMI)
    Si un travailleur en incapacité de travail est contrôlé alors qu’il travaille, on lui demandera de produire son:
    “Autorisation de reprise partielle du travail” délivrée par le médecin conseil. Si l’intéressé peut reprendre le travail à temps partiel, les mêmes obligations s’appliquent à lui qu’à un travailleur à temps partiel pour ce qui est des horaires communiqués et du document de dérogation éventuel.
  8. Travailleurs intérimaires;
    • L’inspecteur peut demander à un travailleur intérimaire de présenter son contrat de travail électronique avec l’agence d’intérim via son smartphone, son portable ou sa tablette.
     
  9. Données du tachygraphe;
    • L’inspecteur peut demander au chauffeur (travailleur salarié) de permettre la lecture de sa carte de conducteur et des unités embarquées.
    • Le chauffeur doit également présenter les disques tachygraphes analogiques qu’il a éventuellement avec lui.
     
  10. Lettres de voiture
  11. Formulaire A1 (peut éventuellement être présenté ultérieurement)

Liste des principales infractions que l’ONEM peut constater pendant des actions de contrôle. Cette liste n’est pas exhaustive.

  1. Infractions en matière de chômage dans le chef du travailleur:
    • Ne pas être en possession de la carte de contrôle chômage
    • Ne pas avoir complété la carte de contrôle chômage
    • Ne pas déclarer une activité accessoire dans le chef d’un chômeur complet
     
  2. Infractions en matière de chômage dans le chef de l’employeur :
    • L’employeur fait une communication mensuelle du premier jour effectif de chômage temporaire pour raisons économiques pour un chauffeur mais laisse malgré tout ce dernier travailler. A la fin du mois, l’employeur confirme faussement les jours pendant lesquels le chauffeur a travaillé comme des jours de chômage temporaire.
    • L’employeur ne fournit pas volontairement une carte de contrôle C3.2A à un travailler mis en chômage temporaire, au plus tard le premier jour de chômage effectif de chaque mois, avant l’heure de début normale du travail.
     

Liste des principales infractions relatives aux règlements européens qui peuvent être constatées lors d’actions de contrôle.

Cette liste n’est pas exhaustive.

Règlement 56/2006:

  1. Durée de conduite journalière : 9h ou deux fois 10h par semaine (art.6.1) Co20-01
  2. Durée de conduite hebdomadaire : 56h (art.6.2.) – Sur deux semaines : 90h (art.6.3) Co20-02
  3. Interruption insuffisante du temps de conduite : 45 min après 4h30 de conduite ou une scission en 2 parties : une pause de 15 min et une de 30 min pendant 4h30 de conduite (art.7) Co20-03
  4. Temps de repos journalier (par période de 24h) : 11h sans interruption ou max. 3 x par semaine minimum 9h ou en cas de scission : max. 2 tranches : une d’au moins 3 heures et la deuxième tranche d’au moins 9h (art.8) Co20-04
  5. Temps de repos hebdomadaire : 45h sans interruption ou 24h à condition qu’il y ait une fois 45h de repos par 2 semaines (art.8) Co 20-05

Règlement 3821/85

  1. Pas d’utilisation de l’appareil de contrôle (art.15.2) Co21-01
  2. Mauvaise utilisation de l’appareil de contrôle (art.15.3) Co21-02
  3. Feuilles d’enregistrement non conservées à bord du véhicule (art.15.7) Co21-05
  4. Refus de présenter les feuilles d’enregistrement (art.15.7) Co21-06

Quid de “l’absence justifiée”?

En cas de contrôle par les services d’inspection, on vous demandera peut-être des justifications si vous enregistrez régulièrement une absence justifiée dans les documents sociaux.

L’inspection n’accepte “l’absence justifiée” qu’aux conditions suivantes:

  • On doit pouvoir établir que cela a été demandé par le travailleur.
  • L’accord des parties pour un tel jour d’absence devra ressortir d’un écrit mentionnant le motif de l’absence.
  • Ces jours-là, des prestations de travail normales devaient avoir été convenues
  • S’il s’agit d’un chauffeur à temps partiel, l’employeur doit effectivement utiliser le “document de dérogation” (article 160 Loi-programme) pour la prestation de ces heures en moins.
  • En outre, la dérogation doit “à chaque fois” être signée par le travailleur.

Quid du “règlement de travail ”?

Selon l’interprétation du SPF ETCS (DG RIT), une copie du règlement de travail doit être conservée dans la cabine du camion.

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